Torna-te um secretário profissional com estas 5 habilidades importantes

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Torna-te um secretário profissional com estas 5 habilidades importantes

2018-06-13T18:41:33+00:00 January 26th, 2018|Gestão e Negócios, Habilidades|
  • O profissional em secretaria vem ganhando, na atualidade, cada vez mais notoriedade e espaço, sendo muito mais completo hoje do que no passado
  • Nas empresas, um secretário tem a função de assessoria, e exerce funções tais como planear, organizar e coordenar
  • O secretário pode ser considerado o elo na cadeia do diálogo entre a direção da empresa e o corpo de trabalhadores
  • Os atributos mais importantes para um secretário profissional são: diplomacia, equilíbrio, compostura, fidelidade e organização

Um secretário profissional tem um papel fundamental. Para além de prestar assessoria à administração através de uma gestão eficaz e uma boa organização do tempo, o secretário tem de saber planear e recolher informação que vai ser utilizada para contribuir para o funcionamento e sucesso da empresa e consequentemente da pessoa para quem trabalha.

Estás interessado na função de secretaria executiva ou secretaria administrativa?

Estas são as 5 habilidades fundamentais que tens de adquirir para tornar-te um secretário profissional:

1. Gestão do Tempo:

De acordo com o Princípio de Pareto, 80% dos efeitos são consequência de 20% das causas. Aplicado à gestão do tempo, 20% do teu dia é gasto fazendo coisas importantes e significativas, enquanto que os outros 80% são desperdiçados em coisas de pouco valor1.

Uma das habilidades mais importantes para se ser um bom secretário profissional é ter capacidade de gerir o seu tempo, coordenando-o com as funções que tem de executar e com o funcionamento da empresa e espaço onde está inserido.

Gerir o tempo vai permitir planear tarefas e atividades, mantendo um nível elevado e profissional de produtividade.

Para além disso, pode acontecer, muitas vezes, que surja algo de inesperado e de “última hora”. Se o secretário for organizado e tiver a capacidade de administrar o tempo que dedica para cada trabalho, vai conseguir fazer, com eficácia, tudo o que tinha planeado e ser bem-sucedido.

2. Pesquisa:

A capacidade de pesquisa vai ajudar a encontrar informação importante e a facilitar a elaboração de algum trabalho que seja pedido. Pode ser necessário, por exemplo, pesquisar por informação prévia sobre algum cliente ou um tema, antes de uma reunião ou antes de enviar um e-mail. Ao invés de perguntar a alguém, é fundamental conseguir chegar ao conhecimento sozinho. Se a capacidade de pesquisa não existir, o trabalho vai tornar-se mais complicado e pode demorar mais tempo a ser terminado.

3. Organização da Informação e Reuniões:

É difícil não incluir a capacidade de organização da informação e de reuniões, como uma das habilidades mais importantes que um secretário profissional tem de ter. Esta técnica está diretamente relacionada com a capacidade de gestão do tempo e de conseguir elaborar uma pesquisa.

Ser organizado, ter a responsabilidade de manter e guardar ficheiros, atualizar e respeitar listas de contatos e seguir uma escrupulosa agenda de tarefas requer determinação e dedicação. Muitas vezes, os executivos e gestores depositam nos secretários a sua confiança e requerem a sua ajuda.

Os secretários profissionais também têm, muitas vezes, de organizar reuniões e nelas testar a sua capacidade de tomar notas e apresentar relatórios.

4. Competências de comunicação:

Para se ser um secretário profissional é extremamente importante ter a capacidade de comunicar de forma assertiva, direta, cordial e muitas vezes sucinta.  A principal responsabilidade desta função é conseguir realizar uma comunicação eficaz e profissional entre clientes, trabalhadores e administração.  

Num estudo realizado nos Estados Unidos, de um total de empregadores entrevistados, 60% apontou que o principal défice dos candidatos a postos de trabalho é a falta de competências comunicacionais e interpessoais2.

Realizar funções de secretariado também inclui dar-se a “cara” pela empresa e escritório para a qual se trabalha, sendo por isso importante conhecer bem o ambiente onde se está inserido, estar disposto a interagir com outras pessoas, cumprimentá-las, apresentá-las e fazê-lo seja ao vivo, por telefone ou outros meios de comunicação.

A capacidade de escrita também está constantemente em teste, sendo por isso fundamental saber expressar-se bem e coerentemente.

5. Competências informáticas:

Uma vez que quase todo o trabalho é realizado através de um computador, é essencial ter as competências informáticas necessárias para se ser um bom secretário profissional. 92% das empresas na União Europeia, uma das regiões mais desenvolvidas do planeta, já possuem acesso direto e fácil à internet.

Não basta ter conhecimentos básicos sobre informática como escrever ao computador, utilizando programas informáticos adequados (Microsoft Office), mas também, saber quais os métodos ideais para se navegar na internet através dos mais diversos browsers, familiarizar-se com os diferentes sistemas operativos, seja Windows, macOS ou Linux e conseguir utilizar uma impressora para fotocopiar e digitalizar. Em muitos casos, tem de se conhecer softwares, programas específicos de gestão de projetos, envio de e-mails, entre outros.

Com estas competências, o trabalho será mais fácil, rápido de ser realizado e poderá ser vantajoso na procura por emprego.

Convencido/a? Estude para ser um secretário profissional !

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