Comunicação empresarial: as 5 ideias-chave de que precisas saber

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Comunicação empresarial: as 5 ideias-chave de que precisas saber

2018-06-13T18:40:23+00:00 February 19th, 2018|Gestão e Negócios, Habilidades, Jornalismo, Media e Comunicações|
  • Mantém o teu estilo de comunicação simples: aprende a regra do 7 ± 2
  • Seleciona o melhor tipo de comunicação empresarial para a mensagem que queres transmitir
  • A comunicação corporativa precisa ser consistente e criar expectativas claras
  • Aprende como implementar uma estrutura que origine uma comunicação bem sucedida nos negócios

“Comunicação, a conexão humana, é a chave para o sucesso pessoal e profissional”

Talvez ainda questiones a importância da comunicação empresarial. Porém, como a citação de Paul J. Meyer acima revela, podes alcançar muito mais na tua vida pessoal e carreira se dominas uma comunicação eficaz.

Mas o que é comunicação empresarial e por que ela é importante?

Comunicação empresarial é o processo de partilhar informação dentro da tua organização e a respeito da tua organização. Dominar uma boa comunicação corporativa pode dar-te uma série de vantagens tanto no ambiente como no mercado de trabalho.

A importância da comunicação empresarial não pode ser subestimada, pois os teus clientes e consumidores necessitam compreender os teus produtos e serviços, e o funcionamento do teu escritório depende da boa compreensão que os teus empregados têm de suas funções e responsabilidades.

Sentes-te sobrecarregado com o tamanho e densidade da informação na comunicação empresarial?

Podes relaxar e assimilar estes 5 conceitos-chave:

1. Keep it Simple, ou Mantenha Simples, em português

Por que deves manter a comunicação empresarial simples? Estudos de George A. Miller mostram que a memória humana retém de cinco a nove coisas ao mesmo tempo, ou seja, 7 ± 2. Baseiam-se no princípio de que o cérebro humano tem limitações para lidar com a complexidade, e por isto tende a dividir as informações que recebe em diferentes segmentos. Por isso, quando vais estruturar a tua comunicação, deves ter entre cinco e nove pontos principais.

Lembras-te daquele ditado que diz que “uma imagem vale mais que mil palavras”? Há bastante verdade nessa frase, por isso, sempre que possível e apropriado, tenta fornecer representações gráficas a respeito da informação que queres transmitir. Fotografias, gráficos e tabelas são, muitas vezes, mais apelativos do que palavras.

Mantém o teu estilo de comunicação relevante e adequado ao contexto. Considera quem é o público a quem estás a falar e qual é o teu foco na hora da tua fala. O humor pode atrair a atenção das pessoas, mas às vezes é arriscado, então usa-o apropriadamente.

Se o público não se importa com pequenos detalhes adicionais, mantém essa informação para aqueles que realmente querem ou precisam. Podes fazer isso providenciando um link para aquela informação em especial, por exemplo.

2. Qual o melhor tipo de comunicação para a mensagem?

Sabias que 26% dos empregados pensam que os e-mails têm um efeito adverso sobre sua produtividade?

Pode ser um elemento surpreendente, mas é um alerta essencial: usa o tipo mais adequado de comunicação para a mensagem que queres transmitir.

Mensagens de texto já são uma norma no que diz respeito a formas profissionais de comunicação no local de trabalho, e muitas vezes são maneiras mais diretas de comunicar-se com colegas, já que muitos perdem-se em meio a tantos e-mails.

Para cada tipo de comunicação empresarial, como podes discernir que tipo de mensagem será a mais apropriada?

Aqui vão três princípios orientadores para se ter em mente:

  • Seleciona o tipo de comunicação com mais precisão na hora de atingir o público-alvo. Escolhe as técnicas de comunicação que falam mais diretamente aos destinatários da tua mensagem. Pensa sobre como, por onde e porquê o teu público gosta de ler mensagens recebidas. Por exemplo, se queres comunicar-te com um colega, e teu escritório possui um sistema de mensagens interno, provavelmente este será o melhor canal.
  • Opta pela forma de comunicação que o teu público mais facilmente irá entender. Não usarias o SnapChat para comunicar com reformados num lar de idosos, pois não?
  • Tempo, dinheiro e energia são recursos importantes, então precisas de usá-los bem quando escolhas a maneira mais eficiente de alcançar o teu público. Quanto mais eficiente a tua comunicação, maior é a rentabilidade do investimento para transmitir a mensagem. 

3. É importante que sejas consistente

Se irás trabalhar como jornalista na TV ou se só precisas saber comunicar dentro do teu escritório, é preciso compreender que as pessoas ficarão confusas se receberem mensagens inconsistentes. Quando as pessoas recebem esse tipo de informação irregular, tornam-se desconfiadas e desatentas à comunicação que irás transmitir no futuro.

4. Como criar expectativas claras com a tua comunicação

Ninguém gosta de estar incerto quanto às coisas que deve fazer. 46% dos empregados entrevistados para uma pesquisa disseram que raramente ou nunca saem de uma reunião sabendo o que é que têm de fazer a seguir.

Para combater este cenário, promove um estilo de comunicação que tenha expectativas claras. Em reuniões, comunica agendas e regras claras para garantir que o tempo é usado eficazmente. Encoraja a tomada de notas, pois promove a escuta e participação ativas.

Estabelece limites claros em relação aos horários de comunicação, para que alcances o máximo de equilíbrio entre o teu trabalho e a tua vida pessoal.

5. Como uma estrutura gera comunicação bem-sucedida

De acordo com o princípio de primazia e recência, o ser humano tem a capacidade de recordar melhor os primeiros e últimos itens numa lista, esquecendo-se com maior frequência dos itens pelo meio. Este fenómeno explica bem o porquê de teres de situar os aspetos críticos da tua comunicação empresarial no começo e no fim.

Certamente haverá mais por trás da comunicação empresarial do que um bom começo, não?

Um bom começo é essencial, mas é só um dos três elementos de que precisas para proporcionar clareza e estrutura. Depois da introdução, precisas do corpo principal para desenvolver com detalhes os pontos introdutórios à tua audiência. Depois, deves terminar com uma conclusão que contenha os elementos cruciais e diga ao ouvinte o que ele precisa fazer a seguir.

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